Nyt jos koskaan on hyvä aika miettiä pitääkö IT-palvelut itsellään InHousena vai olisiko sittenkin järkevää ulkoistaa ne.

 

Monissa yrityksissä katsellaan tulevaisuuteen vähintäänkin mietteliäästi ja koetetaan arvailla mitä ensi vuosi tuo tullessaan, vai viekö se ehkä jopa kaiken. Ennustaminen on tällä hetkellä vaikeampaa kuin koskaan ennen, ainakin tietotyöläisten näkökulmasta. Enkä nyt tarkoita teknologiaratkaisuja, niitä epävarmuuksia on nähty ennenkin ja nähdään vastakin, sen vuoksihan me kaikki pidämme itseämme ajan tasalla ja katselemme kristallipalloon harva se päivä.

Matti Lehtinen, NerdyNet Oy
”Nyt jos koskaan on hyvä aika miettiä pitääkö IT-palvelut itsellään InHousena vai olisiko sittenkin järkevää ulkoistaa ne. Syitä ulkoistamiselle löytyy puolesta ja vastaan, mutta tänä aikana ja tänä vuonna (kiitos koronan) vaaka kallistuu voimakkaasti ulkoistuksen puoleen,” toteaa kokenut ulkoistusprojektien vetäjä ja NerdyNetin myynnistä vastaava Matti Lehtinen.

Nyt kuitenkin uudet tuulet puhaltavat siihen tahtiin, että nämä, ennen niin tärkeät asiat, tulevat saamaan hyvin vähän palstatilaa tulevaisuuden mietintää harrastavien aivolohkoissa. Enemmän mietitään ns. isoa kuvaa; mihin maailman talous menee, miten ilmastonmuutos vaikuttaa meidän alaamme, millä aikataululla mitäkin tapahtuu ja mitähän kaikki tämä mahtaa maksaa. Ja ennen kaikkea, mistä se raha tähän kaikkeen revitään.

Nämä asiat tuovat mukanaan paitsi haasteita myös erittäin suuria mahdollisuuksia, kunhan vain tehdään oikeita liikkeitä oikeaan aikaan.

Yksi varautumiskeino on ulkoistaminen. Mihin huutoon se sitten vastaa? Jos olet miettinyt seuraavia asioita, niin mieti hiukan lisää ja ota vaikka joku kumppani mukaan miettimään.

  • IT-/ICT-kustannukset
  • IT:n skaalautuvuus muuttuvassa ympäristössä
  • IT-henkilöstön koulutus ja motivointi
  • Toimintamallien tehokkuus
  • Teknologiamuutoksiin varautuminen

Ja sitten avataan näitä:

IT/ICT:n ulkoistus ja kustannukset

Kustannuksia tuppaa kertymään, vanhoja kuluja ei pengota avoimesti esiin, osaa kuluista ei edes nähdä, osaa ei halutakaan nähdä jne. Näitä alkaa löytymään kun otetaan avoimesti kissa pöydälle ja mietitään. Valitettavasti tähän ei ole oikotietä. Usein otetaan konsultti selvittämään ja konsultin apuna ovat ne henkilöt, joiden tehtävä tämä olisi ollut alun perinkin. Sinänsä hyvä, ja käytännössä usein ainoa vaihtoehto, mutta jos samat henkilöt samassa toimintaympäristössä selvittävät omia tekemisiään, niin lopputulos on sama kuin aina ennenkin. Vaihtoehtona on tehdä tähän pieni muutos ja ulkoistaa nämä henkilöt. Yleensä tässä kohtaa löydetään huomattavia muutoskohteita, joita tehostamalla saadaan myös säästöjä.

Toisaalta suomalaisissa keskisuurissa yrityksissä on valtavasti hyödyntämätöntä potentiaalia IT-henkilöstön muodossa.

Tehdään rutiiniasioita, koska näin on aina tehty, jolloin varsinaiseen kehitystyöhön ei riitä kapasiteettia ja näin ollaan osa työajasta joutokäyntimoodissa. Tällöin osaaminen ei osu juuri siihen kohtaan jota kulloinkin tarvittaisiin, koulutus kattaa tästä kuitenkin vain osan jne. Tässä piilevä potentiaali saadaan esiin muutoksella, jossa tehdäänkin vain ne tarvittavat työt, tehostetaan niitä ja pätevät henkilöt pääsevät myös muihin toimintaympäristöihin oppimaan ja tekemään mielekkäitä hankkeita.

Ulkoistamisen yksi selkeitä hyötyjä onkin ennustettavuuden parantaminen ja kiinteiden kustannusten muuttaminen toiminnan tasoa vastaavaksi.

Skaalautuvuus IT-palveluiden ulkoistuksessa

Nyt kun epävarmuus valtaa alaa joka puolella, on skaalautuvuudesta tullut entistäkin enemmän itseisarvo. Mitä jos ensi vuonna pitääkin saada X kappaletta uusia henkilöitä kehityshankkeisiin mukaan, miten perustellaan rekrytoinnit nyt (btw näiden pitäisi olla jo käynnissä). Ja jos nyt rekrytoidaan niin onko toimiala- ja yritystuntemus kunnossa jo ensi vuonna – no ei varmasti ole 😉

Mitä jos meillä onkin tilanne että headcounttia pitää saada alkuvuodesta alas, miten IT-osasto voi osallistua tähän? Yleensä sillä huonoimmalla tavalla eli mennään ”kun on pakko, niin on pakko” -moodiin ja heitetään lapset pesuveden mukana ja ihmetellään näitä sitten myöhemmin, yleensä vielä liian myöhään.

Skaalataanhan me palvelimiakin pilvissä, miksi ei sitten esim. IT-Manager- tai sysdamin-palveluita ostettaisi pilvestä, saahan samaan rahaan myös palveluntoimittajan muun osaamisen käyttöönsä.

Henkilöstön koulutukseen ja motivaatioon pystytään panostamaan paremmin

Edelleen pysytään teemassa ”muuttuva toimintaympäristö”. Miten motivoidaan henkilöitä, jotka kokevat olevansa tällä hetkellä enemmän loss- kuin profit-puolella? Kuinka moni miettii, pitäisikö parinkymmenen vuoden jälkeen tehdä vielä yksi ura jossain ihan muualla, tai muuta vastaavaa. Tähän kysymykseen ulkoistus on se helppo ja mukava ratkaisu: Saat pidettyä henkilöt tyytyväisenä ja omat riskit alhaisina ja parhaimmillaan vielä uutta osaamista ja intoa niille henkilöille, joilla toimiala- ja yritystuntemus on jo valmiina! Todellinen win-win-tilanne!

Toimintamallit pysyvät ulkoistuksessa tehokkaina

Toimintamalleilla on tapana korruptoitua, jos niitä on edes koskaan viilattukaan ihan huippuunsa. Tästä parhaana esimerkkinä lienee ITIL-mallin syntyhistoria, mutta ei nyt mennä ihan esihistoriaan (80-luvulle siis) 😉

Henkilöiden ulkoistamisella saadaan myös tehokkaammat toimintamallit, käytännössä ilman lisäkustannuksia (vaikkei TV Shopissa ollakaan), tämän on siis kaikkien osapuolien etu ja käytännössä välttämättömyys, joten ei tarvinne perustella sen kummemmin. Vaikka itselle historiasta johtuen ”best practises” -fraasi onkin enemmän kirosana, niin ulkoistettaessa saadaan kuitenkin myös muiden organisaatioiden kanssa saadut opit palvelutoimittajalta käyttöön.

Teknologiamuutokset sujuvat kivuttomammin

Tänä vuonna tehty digiloikka on vasta alkua, 90-luvulla alettiin puhumaan ”lights-out-computing” -termistä, silloin tavoitteena olivat miehittämättömät konesalit. Nyt tuntuu siltä että tavoitteena ovat henkilöttömät toimistot, ja hyvä näin. Maailmanmatkailu on toistaiseksi loppu ja silti ollaan hengissä, miksi siis jatkossakaan haluttaisiin olla toimistolla ihan vaan sen vuoksi että on kiva olla toimistolla. Tähän tulee varmasti lähiaikoina mitä erilaisimpia ratkaisuja ja näiden valinnassa on hyvä olla osaava kumppani tukemassa.

Hyvä kumppani on vielä arvokkaampi, jos ja kun nämä uudet teknologiat ovatkin niitä, jotka auttavat ns. pimeän puolen sankareita toimimaan tehokkaammin.

Tarkoitan tällä siis erilaisia tietoturvan loukkaamiseen tarkoitettuja välineitä. Näiden välttäminen on aina vain tärkeämpää ja tärkeämpää, ja tähän taisteluun ei kenenkään ole hyvä lähteä yksin.

Ulkoistamalla teknologinen tietoturva saadaan paitsi osaamista kasvatettua, myös muissa ympäristöissä tapahtuvat asiat nopeammin tietoisuuteen. Omasta kokemuksesta voin sanoa, että yksikään tietohallinto ei myönnä suosiolla tietoturvaloukkausten kohteena olemista, ja näin myös osaamisen kehittyminen ”suljetussa” ympäristössä jää vajavaiseksi.

Aika- ja paikkariippumaton työ on tullut jäädäkseen

Ja sokerina pohjalla: vuoden teema, eli Uusi Normaali suosii ostopalveluita, kenellekään tuskin on enää epäselvää, että aika- ja paikkariippumaton työ on tullut jäädäkseen. Miksi siis pitää omia henkilöitä kellarissa istumassa ihan vain sen vuoksi, että näin on ollut ja on aina oleva? Kyllä ne palaverit tulevat pidettyä myös hiukan vähäisemmällä läsnäololla. Ollaan paikalla silloin kun pitää, mutta ei odotella, että jollakin, joka ei osaa käyttää puhelinta, sattuisi olemaan asiaa 😉

 

Mikäli näistä joku tai jotkut kohdat tuntuvat tutuilta murheilta, niin kannattaa ottaa sparrauskumppaniksi sellainen, jolla on kokemusta aiheesta ja jutella hetki ilman rajoitteita, niin asiat kyllä selkiävät kuin itsestään!

Lähetä viesti niin jatketaan keskustelua 😊


 

Jaa


Matti Lehtinen

NerdyNetin Head of Sales Matti Lehtinen on vanhempi maalaisnörtti Kuhmoisista, jonka erityisosaamisalueita ovat ulkoistukset ja asiakaskokemuksen johtaminen. Useiden satojen projektien vetäminen menestyksekkäästi onkin nostanut Matin yhdeksi Suomen kokeneimmista ja tuloksekkaimmista näillä alueilla. Vankka tietoliikenneosaaminen yhdistettynä perustietotekniikan nykysuuntauksiin ja yli 30 vuoden kokemukseen tuo varmuutta ja luotettavuutta tekemiseen. Vapaat kuluvat sahan kanssa metsässä rämpien tai Lapissa päiväretkien merkeissä (jos ei satu formuloita tulemaan telkkarista).